Retour sur la tribune proposée en exclusivité pour le JDN par notre CEO Benoit Giroud le 31 mars dernier. Au programme : Transformation Numérique des espaces – Digital Workplace – BYOD – Télétravail
A l’heure du confinement et du télétravail imposés via des systèmes de visioconférence encore un peu trop capricieux et limités, où les différentes tentatives pour démarrer une réunion virtuelle relèvent du parcours du combattant, Benoit Giroud, CEO de Pulse Origin nous livre son regard sur la transformation numérique des espaces de travail.
Il conviendra de revenir sur l’essor du télétravail et de la visioconférence post- covid pour observer le boom de ces marchés.
Le télétravail : un nouvel eldorado ?
La crise sanitaire que nous connaissons actuellement va changer définitivement notre manière de travailler et de collaborer, c’est indéniable. Avec l’obligation de confinement c’est bien les systèmes numériques qui prennent le relai pour assurer notre capacité de travailler et de collaborer ensemble et à distance.
La connaissance et la maitrise des outils numériques de télétravail devient alors un « Must Have » dans les compétences de nos cols blancs qui vont être amenés à se débrouiller pour organiser, rejoindre, modérer ces sessions en gardant la même efficacité qu’une réunion présentielle.
A cela vient s’ajouter la nécessité pour les entreprises d’accepter des connexions depuis les appareils usuels de leurs collaborateurs (appelé BYOD : Bring Your Own Device) qui peut dès lors complexifier les modes de connexion à des outils digitaux centralisés et choisis par l’entreprise.
Ce dernier point n’est pas à prendre à la légère car le marché du BYOD atteindra les 367 milliards de dollars en 2022 (contre 30 milliards en 2014) – Source Forbes 2019 et celui du Digital Workplace devrait passer de 13,4 milliards de dollars en 2018 à 35,7 en 2023 selon Markets&Markets.
La transformation digitale des entreprises : vers de nouveaux modes de collaboration
Si on prend un peu de hauteur et que l’on regarde à plus long terme, c’est bien de la transformation digitale des entreprises dont nous parlons, et c’est un phénomène qui s’accélère. A date, plus d’une entreprise sur deux a initié un projet de transformation digitale et le marché global va quasiment tripler d’ici 2023 pour atteindre plus de 35 milliards de dollars.
La transformation digitale intègre un sous ensemble, socle de la pyramide de chaque projet, autour de l’aménagement de l’espace de travail. Oui mais voilà, qui dit aménagement des espaces dit également aménagement des modes de collaboration.
Deux modes de collaboration que nous connaissions bien sont en train de se mélanger :
- Les collaborations présentielles dans une salle ou tout nouvel espace approprié à l’échange d’informations formelles et informelles. La machine à café à ce titre a encore de belles années devant elle.
- Les collaborations distancielles où les participants sont réunis virtuellement dans un espace numérique pour des rencontres planifiées (visioconférence) ou non (Outil de messagerie instantané)
Et si nous parlions alors de collaboration phygicielle ?
Les collaborations phygicielles s’appuient sur l’avènement du phygital qui regroupe l’ensemble des moyens et services matériels dédiés à la collaboration efficace. Impossible de faire une visio-conférence dans une salle sans caméra ou microphone. Les applications Cloud ou Saas (Service à la demande) s’appuient alors sur des relais matériels locaux pour délivrer le service approprié.
Les entreprises souhaitent proposer de plus en plus ce type d’expériences à leurs collaborateurs en proposant des lieux adaptés à leurs besoins et surtout à travers leurs appareils usuels (smartphone, tablette, ordinateur). Ainsi voit-on apparaitre des nouveaux espaces de type stand-up, bulle, Huddle Room… où les surfaces dédiées sont adaptées aux modes de collaborations phygicielles souhaités. Quel intérêt de réserver une salle de 10 personnes lorsque l’on fait une réunion avec deux personnes présentes et trois à distance ?
L’aménagement des espaces de travail : un enjeu majeur et global
L’enjeu pour les entreprises n’est pas uniquement d’améliorer l’expérience utilisateur ni d’accompagner ces nouveaux modes de collaboration, c’est également d’optimiser les m2 disponibles et leur utilisation dans le temps. Ainsi le « squatting » de salles, les réunions qui finissent en retard avec les participants suivants devant la porte, la réunionite aiguë restent dans les préoccupations majeures. Un cadre passe en moyenne 27 jours par an en réunion (Source Ifop 2018) et seulement 12% d’entre eux estiment que toutes leurs réunions sont réellement productives (Source Ifop 2019).
La réussite d’un projet de transformation digitale passe par une acceptation globale de ces nouveaux modes de collaboration au risque de faire échouer le projet : 60% des transformations digitales échouent pour des raisons humaines – Source Forrester Consulting 2019
A quoi ressemblera la salle de réunion du futur ?
La salle de réunion dans 5 ans… Déjà sera-t-elle une salle au sens propre du terme ? Pas sûr, mais elle sera surtout adaptés à l’usage (travailleurs nomades, BYOD, IOT…).
Elle ne sera pas forcément bornée par 4 murs mais pourra s’étendre dans des espaces ouverts ou semi-ouverts parfois debout autour d’un écran. Ce dernier devient d’ailleurs un élément central de la session en étant à la fois le relai de présentation (partage de documents) et la réintégration virtuelle de collaborateurs distants (visioconférence). Il pourra également avoir plusieurs rôles en fonction de l’usage temporel de l’espace. Ainsi un écran d’affichage dynamique peut devenir un écran de présentation durant quelques minutes combien même ce dernier est situé à la cafétéria.
Elle sera forcément digitalisée avec suppression définitive des câbles vidéo bien sûr. Des écrans tactiles, des capteurs de présence, de lumière, de son seront réglés en fonction de scénarios automatisés. Les participants auront un accueil personnalisé et contextualisé. Certaines salles pourront également être pilotées à la voix pour lancer des services collaboratifs par exemple. Vous serez accueillis dans votre salle par un message sur l’écran qui redonnera l’objet de votre réunion, les participants, le temps restant. La lumière se tamisera sur simple demande vocale de votre part, et une vidéo d’inclusion démarrera pour vous mettre en condition. Durant la réunion vous projetterez depuis n’importe quel appareil sans fil (BYOD) et vous obtiendrez en sortie de réunion un compte rendu automatisé des échanges.
Nous travaillons actuellement sur des scénarios automatisés d’utilisation des espaces permettant une configuration automatique de la salle en fonction de la typologie de réunion (formelle, informelle, séance de créativité, session projet…) et des participants (présentiel, distanciel…).
Le modèle fonctionnera uniquement si l’expérience utilisateur reste simple et la plus automatisée possible.
L’espace s’adaptera aux participants et non plus le contraire.
On parle alors de transformation numérique des espaces, c’est notre créneau chez Pulse Origin !
