Le contexte
Rennes Métropole s’est équipée de Pulse Box depuis la fin d’année 2021 dans le cadre de son projet de modernisation des salles de réunion. Avec le retour effectif des équipes en présentiel et une année de recul, nous avons pu recueillir leurs premiers retours sur l’utilisation de nos solutions.
Nos interlocuteurs
Alexis JANICOT est chef de projet à la DSI de Rennes Métropole en charge de la modernisation des salles de réunion
Laurent FAUVEL est intégré à la Direction des Moyens Achats et accompagne les utilisateurs dans la prise en main des nouveaux outils informatiques numériques du quotidien dont le matériel disponible dans les salles de réunion
Le projet en chiffres
- Premier pilote effectué sur le bâtiment de la DSI avant déploiement (Septembre-Novembre 2021)
- Déploiement en novembre 2021
- 40 salles de réunion équipées sur plusieurs bâtiments appartenant à la Métropole
Les besoins recensés avant le projet
L’objectif de la DSI était de proposer une solution homogène sur l’ensemble des salles et du parc utilisateur disponible afin de favoriser le nomadisme et l’expérience utilisateur de ses agents. « A la fin l’utilisation du câble HDMI pour projeter ne convenait plus du tout à la situation. Les salles faisaient l’objet d’une maintenance régulière pour pouvoir continuer de garantir une expérience similaire d’un espace à l’autre tout en générant des insatisfactions utilisateurs dans l’utilisation du filaire et ses contraintes associées ».
Le projet Pulse Box est arrivé concomitamment au projet de rééquipement des utilisateurs et le déploiement de nouveaux réseaux Wi-Fi. « Nous sommes passés d’un parc de PC fixe à un parc de PC Portable dernière génération intégrant des technologies natives de projection sans fil compatibles avec la Pulse Box. Aujourd’hui plus de 80% de notre parc est composé de PC Portable HP sous Windows 10. Nous équipons également nos agents de nouveaux smartphones mais leur utilisation reste peu fréquente pour la partie collaboration dans les salles ».
La mise en oeuvre du projet
Pour assurer le succès du projet, Rennes Métropole n’a pas hésité à produire des documents à demeure de la salle afin d’accompagner les premières utilisations : « L’expérience avec la Pulse Box est vraiment très simple, en deux clics je suis connecté à l’écran principal ». Des vidéos tutoriels ont ainsi été proposées aux utilisateurs afin de les familiariser avec la solution.
Côté technique, La DSI en collaboration avec la DMA ont suivi de près le projet de mise en place des box :
« Nous avons eu au démarrage des soucis de stabilité avec la solution. Après investigation, nous nous sommes aperçus que les problèmes étaient liés à notre infrastructure réseau. Une fois les corrections faites, plus de soucis remontés ! »
Le niveau de satisfaction des utilisateurs
« Nous évaluons la satisfaction de nos utilisateurs par le nombre de tickets ouverts sur le produit. A ce jour il n’y en a plus aucun, nous partons donc du principe que tout le monde arrive à se servir de la box sans rencontrer de problèmes ».
« Les utilisateurs peuvent également profiter de leur mobilité dans la salle pour animer leur réunion : plus besoin de s’attacher un fil à la patte ».
Afin de limiter le nombre de réseaux Wi-Fi existants les Pulse Box ont été intégrées directement dans le réseau d’entreprise.
« Un des points clés dans la maintenance de la solution est la compatibilité de la Pulse Box avec des protocoles natifs de diffusion, comme Miracast, disponible directement sous Windows 10. Pour nos équipes qui configurent les PC, c’est une étape d’installation en moins à réaliser avec la certitude que chaque équipement fonctionnera bien avec la box ».
La Pulse Box est entrée dans l’écosystème de la salle de réunion de Rennes Métropole au côté des systèmes de visioconférence comme les produits Owl Labs : « Pour aider nos utilisateurs à identifier la box et quand nous avons besoin qu’il accède au produit physiquement, nous leur indiquons de trouver le lapin dans la salle qui est généralement à côté de la chouette (produit de visio « Owl » qui a la forme de l’animal). C’est une image qui finalement fonctionne plutôt bien la box étant facilement reconnaissable avec ses deux grandes antennes noires ».
Au sein de Rennes Métropole, la Pulse Box a permis de régler à la fois les problèmes de maintenance quotidienne des salles sur la partie projection mais également a fourni une expérience d’utilisation simple et acceptée par l’ensemble des utilisateurs finaux.
« Nous sommes prêts à recommander la Pulse Box auprès d’autres utilisateurs. Nous avons gagné en efficacité pour nos équipes de maintenance et en satisfaction auprès de nos clients internes que sont les utilisateurs finaux ».
Et pour la suite ?
« Nos attentes pour la suite sont assez simples : pouvoir piloter notre parc de box à partir d’une console de supervision centralisée et obtenir des statistiques d’utilisation de nos espaces afin de continuer à les optimiser. Par ailleurs le sujet de la consommation d’énergie est également très regardé et nous allons tester prochainement les fonctionnalités de Power Management de la box qui sont déjà disponibles ».
Message bien reçu par Pulse Origin et ses équipes R&D qui travaillent d’ores et déjà sur la nouvelle version de sa console de management V2 pour pouvoir satisfaire à ces besoins.
RDV en 2023 !