Actualités obligent, nous avons de plus en plus de questions sur les modes de compatibilité de notre Pulse Box avec les systèmes de visioconférence existants. Les questions, légitimes d’ailleurs, sont souvent portées sur la réelle compatibilité de notre solution avec la partie visioconférence de l’entreprise. A première vue, on aurait pu penser que la compatibilité n’était pas systématique mais nos retours d’expériences actuels nous prouvent finalement le contraire : il existe systématiquement une solution simple d’intégration et de cohabitation des deux systèmes.
Afin de synthétiser les différentes expériences, je vous propose de regarder les deux modes principaux pour faire de la visioconférence dans une salle de réunion et vous présenter les avantages et inconvénients de chacun ainsi que le mode d’intégration avec la Pulse Box.
En conclusion, nous aborderons le paradoxe existant entre la recherche d’une expérience utilisateur ‘One Touch’ dans les salles et les contraintes actuelles imposées par les technologies.
1- Le mode visioconférence à demeure
Le principe :
La salle (ou l’espace) est équipée d’un système de visioconférence à demeure symbolisé soit par la présence d’un centralisateur matériel de type CODEC (type LifeSize, CISCO, StarLeaf…) ou d’un ordinateur/Tablette (Teams Room, Zoom Room) complété d’un ensemble Caméra/Microphone/Enceinte central.
Les utilisateurs ont plusieurs options dont la possibilité de réserver leur visioconférence depuis leur système de réservation habituel en invitant la salle et/ou déclencher des appels spontanés depuis le centralisateur matériel.
Pour pouvoir projeter du contenu sur l’écran principal et en même temps dans la visioconférence, l’utilisateur dispose de deux solutions complémentaires :
a) Il peut se connecter sur une entrée vidéo du centralisateur et piloter depuis ce dernier les flux vidéo de partage du contenu et de la caméra centrale.
b) Il peut se connecter à la session de visioconférence et partager son écran depuis l’applicatif associé au constructeur. Ce dernier point oblige alors l’utilisateur à couper les périphériques audio/vidéos de son appareil pour ne pas faire doublon avec ceux de la salle.
Les avantages :
- Une automatisation du lancement de session dans la salle depuis le centralisateur
- Généralement une meilleure qualité audio/vidéo aussi bien capture qu’en restitution ainsi qu’une expérience centralisée qui permet de voir tout le monde dans la salle
- Une homogénéisation de l’expérience autour d’un constructeur/éditeur de visioconférence
Les inconvénients :
- Une solution propriétaire à demeure de la salle (Perte de l’agnosticité)
- Un coût plus important lié au matériel à demeure et à une éventuelle licence de salle
- L’accès au système uniquement pour les utilisateurs internes de l’entreprise
- Une modularité de la salle et de l’espace plus difficile
- Une incompatibilité avec certains nouveaux types d’espaces collaboratifs ouverts (bulle, stand-up…)
L’expérience avec la Pulse Box :
La Pulse Box est connectée sur l’entrée vidéo du système de visioconférence (centralisateur). A partir de là, le flux de partage de document réalisé à partir de la box est injecté automatiquement dans la visioconférence et piloté depuis le centralisateur par l’organisateur et/ou le présentateur.
Cette connexion permet de répondre au cas a) présenté ci-dessus, le cas b) restant finalement un contournement pour faire du partage d’écran directement dans la session logicielle de la visioconférence sans passer par le matériel à demeure.
2- Le mode visioconférence sur le poste utilisateur final (ou BYOM – Bring Your Own Meeting)
Le principe :
La salle ne dispose pas de système de visioconférence à demeure ; toutefois elle peut être équipée d’accessoires type caméra, microphone et haut-parleur.
L’utilisateur (animateur) souhaitant lancer une visioconférence dans la salle a alors deux scénarios possibles au niveau matériel :
- Soit il utilise son matériel propre pour réaliser la visioconférence (ordinateur équipé d’une caméra/microphone/hautparleur)
- Soit il utilise les accessoires mis à disposition dans la salle qu’il connecte à son ordinateur via une connexion USB centrale (et/ou un appairage sans fil – Ex : enceinte Bluetooth).
Dans les deux cas de figure, le logiciel de visioconférence est exclusivement sur l’appareil de l’utilisateur (Teams, Zoom, Jitsi…). C’est donc lui qui supporte les performances locales de la visioconférence.
En cas de présence d’autres participants dans la salle, ces derniers ont deux possibilités pour être impliqués dans la visioconférence :
a) L’utilisateur principal partage son contenu sur l’écran principal de la salle. Ainsi les autres participants voient la visioconférence et interagisse à travers le système matériel de l’utilisateur principal notamment dans l’utilisation du microphone local.
b) Les participants se connectent également au système de visioconférence depuis leur appareil usuel. Chacun utilise alors son poste pour interagir dans la visioconférence. L’écran principal n’a plus vraiment d’intérêt dans ce cas-là et les utilisateurs doivent couper leur microphone/haut-parleur pour éviter les phénomènes de LARSEN et d’échos avec les autres appareils.
Les avantages :
- Agnosticité du système de visioconférence utilisé puisque l’utilisateur/animateur peut lancer n’importe quel logiciel de visioconférence depuis son poste
- Coût réduit pour l’entreprise car la mise à disposition d’accessoires audiovisuels (caméra, microphone, haut-parleur) est beaucoup moins onéreuse que l’installation d’un système de visioconférence centralisé complet
- Modularité de la salle facilitée
- Intégration possible aux nouveaux espaces de collaboration
Les inconvénients :
- Les performances sont relatives à la puissance du matériel de l’utilisateur/animateur
- La qualité audio/vidéo peut être relative également à la mise à disposition ou non d’accessoires audiovisuels dans la salle et la possibilité de les connecter de manière réelle sur le poste de l’animateur (USB désactivés par exemple…)
- Il n’y a pas de démarches d’automatisation possible puisque tout se passe sur le poste de l’utilisateur/animateur
L’expérience avec la Pulse Box :
Dans le cas présent, la Pulse Box est installée tout simplement sur l’entrée HDMI de l’écran de la salle.
Le présentateur aura alors la possibilité de partager son contenu de visioconférence comme il le fait habituellement dans la salle.
Dans le cas d’un présentateur distant, ce dernier pourra également afficher son contenu dans le logiciel de visioconférence qui sera alors relayé par l’utilisateur local de la salle à travers la projection sans fil sur l’écran principal.
A noter que dans le cas b) indiqué ci-dessus la Pulse Box n’a pas besoin d’être utilisée puisque le partage d’écran se fait directement dans le logiciel de visioconférence pour tous les participants, l’écran principal n’étant dans ce cas pas utilisé.
Et pour ouvrir le débat sur le BYOM et du ‘Sans fil’…
L’expérience ultime bien entendu est de pouvoir réaliser des visioconférences avec le moins d’opérations possibles pour l’utilisateur final.
Le BYOM présente un intérêt fort dans ce contexte, car l’utilisateur reste dans son environnement pour lancer sa visioconférence et l’entreprise n’a plus à se soucier d’imposer ou non un système matériel propriétaire dans la salle qui limite notamment l’accès à des intervenants externes.
Toutefois le BYOM présente également ses contraintes en termes de connectiques puisque le poste utilisateur doit forcément avoir un ou plusieurs ports USB actifs et disponibles pour connecter les accessoires audiovisuels disponibles de la salle. L’USB-C qui promet une centralisation de tous les flux sur un même connecteur n’est pas encore disponible sur tous les postes, et le bridage naturel des ports USB par les services sécurité pourrait également limiter les possibilités de connexion d’accessoires au poste réduisant alors le BYOM à l’utilisation des caméra/microphone/haut-parleur de l’appareil du présentateur.
En parallèle, la prise de contrôle sans fil des accessoires de la salle fait son chemin et pourrait être une solution à terme. Toutefois aucune technologie native à ce jour permet d’avoir une expérience sans applicatif (logiciel supplémentaire à lancer) ou accessoire (Dongle USB) sur le poste du présentateur.
Côté Pulse Origin, nous restons donc pour l’instant sceptique sur un véritable BOOM du BYOM couplé à du ‘Sans fil’ car l’expérience utilisateur restera coûteuse, complexe voire impossible. Si l’utilisateur passe plus de temps à comprendre comment utiliser le système sans fil Vs une connexion câblée standard (USB) au milieu de la table, il n’est pas certain que les entreprises ne fassent pas le choix du pragmatisme pour leurs utilisateurs finaux.
Côté prospective, l’arrivée d’une technologie native de ‘USB Over Wi-Fi’ pourrait redistribuer les cartes mais nous n’en sommes malheureusement pas encore là au niveau des systèmes d’exploitation standard… Certainement une idée intéressante à creuser pour les éditeurs comme Microsoft ou Apple ?
