Comment éviter de tomber dans « la surcharge collaborative », c’est-à-dire la multiplication des consultations et des avis demandés, plus communément appelée réunionite aigüe ? Faut-il pour autant supprimer les réunions au sein des organisations ?
Découvrez nos 5 conseils pour éviter le phénomène de réunionite aigüe du point de vue de l’organisateur.
Les résultats de l’étude réalisée par OpinionWay* pour le cabinet Empreinte Humaine sont stupéfiants : « sur une semaine, les salariés français passeraient 4,5 heures en réunion. Et seulement 52% de ces réunions sont considérées comme productives » !
Tandis que la politique de transformation digitale des entreprises s’est installée dans 8 PME/ETI sur 10 en France, l’organisation de réunions demeure un point d’optimisation indispensable pour réellement gagner en efficacité opérationnelle.
L’étude d’OpinionWay* révèle en outre dans son rapport :
- que seule 1 réunion sur 4 aboutit à une véritable prise de décision,
- que 18% des salariés déplorent qu’il n’y ait « pas d’ordre du jour » ou « d’objectif clairement défini »,
- et que 26% ne voient pas la nécessité de leur présence à ces réunions.
Un besoin urgent de remettre la productivité et la collaboration au coeur des réunions
S’il n’est pas pour autant question de supprimer les réunions qui demeurent un outil privilégié de communication dans l’entreprise et d’échange d’expérience, il est par contre devenu indispensable de remettre la productivité comme un objectif visé.
En effet, si l’ordre du jour est quelque peu devenu « annexe », il est pourtant le document de référence de l’atteinte des objectifs visés à l’issue de la réunion.
Notre conseil n°1 : veillez à définir un ordre du jour précis, avec des prises de décision attendues à l’issue de la réunion. Prévoyez un ordre du jour concis, en traitant idéalement une seule thématique par réunion.
Notre conseil n°2 : pour une productivité optimale, indiquez clairement les éléments à préparer pour la réunion. En impliquant personnellement chaque personne invitée à la réunion en lui demandant expressément un travail en amont, celle-ci identifiera plus clairement son rôle et sa valeur ajoutée.
Limiter la réunionite aigüe pour un délai de prise de décision réduit
Vouloir travailler en mode collaboratif est une excellente démarche d’entreprise, mais attention à ne pas tomber dans le piège de la « surcharge collaborative » comme l’indique Jean-Pierre Brun, consultant associé du cabinet Empreinte Humaine : « La surcharge collaborative a pour avantage de consulter un large éventail de personnes, mais du même coup de ralentir la prise de décision. Des études récentes ont aussi démontré que ces approches consensuelles ne sont pas nécessairement gage de performance ».
Notre conseil n°3 : pour savoir si la présence d’une personne à votre réunion est indispensable, posez-vous les questions suivantes.
- Cette personne doit-elle prendre la parole durant la réunion ou fournir un travail spécifique ?
- Le manager de cette personne doit-il faire une annonce importante qui doit être portée à l’attention de ses équipes ?
- Est-il prévu un moyen de partager les informations échangées lors de cette réunion, de type compte-rendu ?
Pour aller plus loin, nous vous invitons à vous inspirer de ce décisiomètre conçu par Lomig Guillo, rédacteur en chef pour le magazine Management.
Identifier de nouveaux modes d’organisation efficaces de vos sessions de travail
Au-delà des impératifs de productivité et de bon ciblage pour éviter le phénomène de réunionite aigüe, l’étude nous permet d’identifier d’autres leviers.
Notre conseil n°4 : fluidifiez les échanges d’informations. Que ce soit en amont, pendant ou après la réunion, il existe de nombreux outils pour permettre un échange d’informations efficace et pertinent.
- préparez l’ordre du jour et impliquer les participants : avec un outil de gestion gratuit comme Trello, vous aurez la possibilité de co-construire cette réunion et de voir l’avancement des actions demandées,
- facilitez le partage et la projection des informations : avec une solution de projection sans fil universelle comme la Pulse Box, qui permet à tous les participants de projeter son contenu depuis n’importe quel support (ordinateur, smartphone, tablette), sans accessoire ni logiciel à installer,
- rédigez le compte-rendu et partagez-le dans un espace de travail en ligne comme Slack (ou Trello), où chacun pourra venir compléter, annoter et commenter le document.
Notre conseil n°5 : optimisez l’organisation et la planification de vos réunions.
Un problème de disponibilité physique d’un participant ? Pensez à la visioconférence, avec une solution comme Lifesize.
Des difficultés lors de la réservation des salles de réunion lorsque vous travaillez en multi-sites ? Les nombreuses solutions de SharingCloud permettent aujourd’hui de faciliter la digitalisation de l’environnement de travail.
Et vous ? Quelles sont vos astuces pour éviter de basculer en « mode réunionite aigüe » ? N’hésitez pas à nous partager vos anecdotes et vos bonnes pratiques ici en commentaires !
* Étude réalisée par OpinionWay pour le cabinet Empreinte Humaine, du 3 au 19 avril 2017 auprès de 1 012 salariés d’entreprises de 500 salariés et plus.
