Nos semaines de travail défilent, le temps également et pourtant nous en manquons cruellement pour avancer sur les projets et les dossiers importants.
Nous avons constaté que les plus gros gourmands de notre temps sont nos mails et les réunions.
Partant de ce constat nous avons essayé d’optimiser et de trouver des solutions pour gagner en temps, sérénité et efficacité.
Dans bien des cas, nous travaillons en mode projet au sein de nos organisations ou encore selon des processus bien défini, avec des étapes à suivre, des intervenants et des compétences différents. Entre les échanges par mails, par téléphone et les réunions pour faire le point, pas toujours évident de suivre, de s’intégrer et d’être efficace, que l’on soit nombreux ou pas.
Heureusement, il existe des outils très performants pour nous aider à réduire le nombre d’échanges par email et les optimiser et faire de même pour vos réunions.
Grâce à des outils simples, centralisez vos collaborations ailleurs que dans votre boite mail ou en salle de réunion
Où comment réduire vos échanges par mails et réduire le nombre de réunions
- Slack – un outil collaboratif qui allie conversations instantanées, appels audios/vidéos et échanges de fichiers. Le tout avec la possibilité de créer des groupes (une équipe, un projet, un client) et intégrant une consultation de l’historique simplifiée.
- Trello – un outil intuitif, simple et efficace pour gérer avec qui vous voulez vos projets ou processus. Commentaires, échanges de fichiers, dead line à respecter… De l’organisation du support informatique, en passant par l’organisation de votre séminaire ou encore pour gérer vos leads commerciaux à la manière d’un CRM, Trello saura tout faire. La cerise sur le gâteau : leur site est truffé d’exemples pour vous inspirer quels que soient vos besoins.
- Jira – un système de gestion de projet initialement pensé pour suivre les bugs et incidents dans le développement informatique. Il permet lui aussi de gérer vos projets ou processus en y intégrant les membres concernés qui pourront interagir et suivre l’avancement de chacun. Le plus de Jira c’est son paramétrage poussé et les analyses chiffrées qu’il propose, l’idéal pour évaluer la performance de vos processus ou projets.
- Partage de fichiers en ligne – pour ceux qui ont besoin de travailler à plusieurs très régulièrement sur des documents, qui veulent s’affranchir de la gestion des versions et ainsi gagner du temps, de nombreuses solutions s’offrent à vous.
Les outils grands publics gratuits : Google Drive, OneDrive ou encore DropBox (ces outils ont également du contenu premium payant)
Les outils en versions professionnelles payantes, moins limités, plus sécurisés si vous avez des données sensibles : iExtranet by Oodrive, Numsync by Numvision ou encore TransfertPro.
Moins d’échanges de mails, moins d’erreurs sur les fichiers, pour toujours autant de collaboration et plus d’efficacité. Chacun devrait pouvoir trouver son compte et se créer sa propre boite à outils selon ses besoins et objectifs.
Optimiser la gestion de vos emails
Si vous faites partie des personnes qui regardent leur boite de réception à chaque instant de la journée et y répondent quasi instantanément, bravo, quelle réactivité !
Toutefois, en dehors de vos mails, avez-vous le sentiment d’être efficace ? Avez-vous suffisamment de temps pour avancer sur les tâches qui sont de votre responsabilité, vos projets etc ?
Si la réponse est non à la plupart de ces questions, peut-être devriez-vous organiser votre temps différemment et notamment le temps que vous allouez à la lecture et au traitement de vos mails.
- Dans la plupart des fonctions, il n’est pas indispensable de prendre connaissance de vos mails instantanément, ni d’y répondre immédiatement. Pourquoi ne pas envisager d’y accorder une plage horaire en début de matinée et une autre dans l’après-midi par exemple ? Cela vous permettra de moins vous interrompre et ainsi d’être mieux concentré sur vos actions le reste du temps.
Vous pouvez aussi utiliser des outils pour mettre en place une gestion plus efficace de vos emails.
Timyo – un outil simple pour classer vos mails par ordre de priorité selon si la réponse attendue est urgente ou non. Chacun doit prendre conscience que l’envoi d’un mail implique son émetteur et son destinataire. Nous devons nous responsabiliser sur la notion d’urgence.
Si je n’attends pas de réponse ou si elle est attendue dans une semaine je le précise à mon destinataire au moment de l’envoi de mon email à l’aide d’un code couleur. Vous pouvez vous aussi classer vos mails de cette manière. Chaque jour vous avez ainsi dans votre boite de réception uniquement les mails à traiter aujourd’hui.
Optimiser vos réunions, les rendre plus productives et plus interactives
Maintenant que vous avez des outils pour mieux collaborer et que vous ne risquez plus de tomber dans le piège de la réunionnite aiguë, voyons comment optimiser nos réunions. En les anticipant mieux, en nous assurant de leur bon déroulé et de l’implication de tous.
- SharingCloud – parce qu’une salle bien réservée c’est du temps gagné pour tous les collaborateurs dans l’organisation de session.
A partir de votre messagerie vous pouvez inviter des personnes, bloquer une date dans l’agenda et réserver la salle correspondante.
Une fois la salle réservée, vous êtes serein, vous savez quel matériel est à disposition dans la salle et aucun risque de « squatteur ».
- Pulse Box – affranchissez-vous des câbles pour permettre à vos participants de partager leur contenu sur vos écrans.
Plus besoin d’adaptateur pour le câble HDMI, vous projetez simplement sans fil et sans nécessité d’installer un applicatif sur vos appareils. Vous pouvez même vous affranchir du vidéoprojecteur, pourvu que vous ayez un écran dans la salle.
- Klaxoon – vous voulez rendre vos réunions plus interactives, impliquer plus vos collaborateurs, qu’ils soient présents ou à distance ?
Klaxoon va vous faciliter la vie avec des possibilités de votes, de sondages ou encore de challenges intégrés à son module dédié aux réunions. Tout cela en live pour un feedback en temps réel et une efficacité décuplée.
Vous voila dotés d’outils simples et performants pour optimiser la gestion de vos mails et de vos réunions. De quoi vous rendre plus sereins et plus productifs.
