Ce mois de novembre 2021 est marqué par la 5ème vague de l’épidémie de COVID-19. La question du mode de fonctionnement en entreprise continue donc de se poser. Comment arriver à un lieu de travail efficace qui deviendrait avant tout un moyen à disposition des collaborateurs ?
L’expérience du télétravail imposée au monde par la COVID-19 depuis bientôt deux ans a était vectrice de nouveaux défis permanents auxquels les entreprises ont été confrontées pour maintenir une expérience de travail agréable et efficace pour les employés. Une expérience qui doit en plus, offrir de la collaboration, un concept qui a énormément fait défaut durant les premiers mois de la pandémie.
L’un de ces défis, réussir à faire fonctionner un nouvel environnement de travail. Entre les collaborateurs travaillant depuis chez eux, dans des lieux tiers et ceux présents au bureau.
L’Hybrid Office, une solution toute trouvée ?
C’est ainsi que le concept d’hybrid office s’est petit à petit répandu, un mode de fonctionnement qui tâche d’unir les bienfaits du télétravail et ceux du travail en présentiel dans les locaux.
Le concept est en soi assez simple, certains collaborateurs travaillent depuis leur espace habituel, au bureau de l’entreprise. Et dans le même temps, d’autres effectuent leurs missions depuis un lieu de travail qui s’est beaucoup popularisé ces derniers mois, leur domicile ou même depuis un tiers lieu (café, gare…)
En 2021, les modèles d’hybrid office ont explosé en France, 84 % des cadres interrogés [1] pensent d’ailleurs que le travail hybride aura un impact durable et positif sur la société et le monde.
Une expérience meilleure pour tous ?
Cette pensée partagée donc, par la majorité des acteurs du monde de l’entreprise s’explique car l’hybrid office possède des plus-values non négligeables. Il permet en effet aux collaborateurs de s’organiser au mieux, comme ils le souhaitent, et leur enlève donc un certain stress. Les équipes ont ainsi tendance à être plus heureuses dans leurs tâches réalisées. Selon un récent rapport d’Avaya Inc. intitulé Life and Work Beyond 2020, 62 % des personnes interrogées ont déclaré être plus heureuses depuis le début de la pandémie parce qu’elles pouvaient travailler à domicile.
D’autre part, d’un point de vue financier, pour l’employeur l’hybrid office permet des économies importantes. Ce mode de fonctionnement donne lieu à des coûts immobiliers moindres. Un atout qui n’est pas négligeable puisqu’un poste de travail coûte en moyenne à une entreprise 11000 euros par an. (ARSEG).
Une mise en place simple et rapide.
De manière globale, l’hybrid office, offre en effet un certain bien-être au travail. Néanmoins, pour l’atteindre celui-ci doit être associé avec les bonnes solutions.
Pour que l’hybrid office soit donc le plus efficace possible dans son fonctionnement, il est indispensable de phygitaliser les salles de réunion. C’est-à-dire combiner les avantages d’une présence physique avec des applications ou fonctionnalités digitales, afin de créer des conditions optimales de travail entre collaborateurs présents dans les bureaux et les collaborateurs qui travaillent depuis leur domicile.
Ce processus de phygitalisation est incontournable. Puisque même des outils comme les services Cloud ne pourront pas couvrir toutes les expériences s’ils ne sont pas relayés par du matériel physiquement dans la salle (la visioconférence par exemple).
Il faut mettre l’utilisateur dans la meilleure posture, en le faisant participer à des réunions beaucoup plus efficaces. Car chaque temps perdu sur des détails de bon fonctionnement (connexion, mise en relation…) coûte cher à une entreprise. De plus, avec la présence d’une multitude de collaborateurs, qui sont susceptibles de posséder différents types d’appareils, le besoin d’utiliser des solutions agnostiques est prépondérant afin de faire face à cette multitude et cette hétérogénéité des appareils qui se présentent dans les salles de réunion.
C’est pour ces nécessités que 89 % des cadres en entreprise prévoient d’investir dans la technologie au cours des 12 à 18 prochains mois pour soutenir leur main-d’œuvre hybride. Car, effectivement, bien s’équiper avec des outils de collaboration qualitatifs représente une véritable nécessité dans un hybrid office.
Aucune interrogation sur les bénéfices de l’Hybrid office ?
Même si l’hybrid office apporte des nouveautés et des avantages importants pour le bien être des salariés. Il amène toutefois des questionnements quant au bon fonctionnement dans les bureaux. En se fiant aux participants à l’enquête Riverbed/Aternity, on découvre qu’au moins 88 % sont préoccupés par la disparité numérique. C’est-à-dire les différences qualitatives et quantitatives entre appareils numériques des employés en poste et des employés à distance.
Ces inquiétudes peuvent être liées aux éventuels problèmes de matériel, ou encore de connexion. Ce type de désagréments engendre pour l’entreprise une perte de productivité et d’efficacité.
Ainsi, les outils digitaux devront impérativement répondre à ce nouveau challenge de connectivité instantanée.
C’est dans cette optique qu’une solution comme la Pulse Box peut intervenir afin de faciliter ces expériences hybrides. Une solution de projection simple d’utilisation, compatible avec tous types d’appareils qu’ils soient Windows, Android ou encore Apple. En outre, la Pulse Box fonctionne aussi avec des outils de visioconférences comme Microsoft Teams Room, très fréquemment utilisés dans des environnements hybrides.
La situation sanitaire actuelle semble pousser vers une pratique généralisée de l’hybrid office, qui paraît apporter des réponses positives du côté des managers et entrepreneurs, comme du côté des collaborateurs. Mais pour être réellement fonctionnelles et efficaces, les entreprises doivent être prêtes, que ce soit d’un point de vue sanitaire, mais aussi au niveau logistique, en utilisant des solutions performantes.
[1] des Participants à l’enquête Riverbed/Aternity
