Lorsque votre supérieur vous a joyeusement annoncé ce matin que vous animeriez la réunion de la semaine prochaine, vous vous êtes demandé « Comment bien lancer une réunion ? ». En effet, c’est une excellente question, car une réunion bien lancée contribuera sans nul doute à la rendre plus efficace.
Outre le fait d’avoir bien préparé votre réunion et de savoir comment l’animer, bien la lancer vous permettra de bien vous ancrer dans votre rôle d’animateur et de vous assurer que l’ensemble des participants s’engagera positivement dans celle-ci.
Parce qu’une réunion n’a pas pour objectif de faire perdre du temps mais au contraire d’en faire gagner à l’ensemble de ses participants, voici quelques rappels et astuces pour gagner en efficacité et être percutant.
Les 3 éléments essentiels pour bien lancer une réunion
Qui dit lancement dit introduction, c’est classique mais il est important de le rappeler car trop souvent c’est un indispensable oublié.
Votre introduction doit rappeler les éléments suivants :
- Objectif(s) de la réunion
- Déroulement de la réunion : qui intervient, quel est le timing, les règles de fonctionnement spécifiques éventuelles
- Rôle de chacun : rappelez ce que vous attendez des participants
Désigner un animateur de réunion, pour quoi faire ?
Poser le cadre de la réunion et rappeler à chacun l’ensemble de ces éléments en gardant en tête vos responsabilités tout au long de la réunion est gage de succès et d’efficacité.
Vos rôles en tant qu’animateur de réunion sont ainsi multiples :
- veiller à ce que le ou les objectifs soient atteints, en ayant structuré la réunion et en la clôturant
- veiller à impliquer chacun des participants pendant et après la réunion. Chacun doit connaitre son rôle au sein de ce meeting. Si vous avez bien préparé votre réunion, chacun aura également préparé son intervention
- aider le groupe à travailler ensemble, à prendre part aux échanges
- veiller au respect des règles de bienveillance et d’écoute active entre les participants. Un rappel de ces règles peut être également judicieux lorsque vous lancez votre réunion.
Quels outils pour bien démarrer une réunion ?
Vous pouvez proposer plusieurs outils ou activités en début de réunion, à titre d’ice-breaker, pour impliquer d’avantage votre auditoire dès les premières minutes de votre introduction.
Voici quelques exemples :
- l’arbre de l’entreprise : des personnages sont positionnés sur un arbre dans des situations différentes. Chaque participant est invité à expliquer à quel personnage il s’identifie à cet instant précis : « je me sens dépité », « j’ai l’impression que mon collègue essaye de scier la branche sur laquelle je suis assis », « je me sens en pleine ascension »…
© hewel, faciliter l’imagination collective
- modifier le format de la réunion ; pourquoi ne pas supprimer les chaises par exemple, pour inviter les participants à vivre une réunion autrement…debout !
- la success story : l’un des participants (ou tous) est invité à partager une success story récent sur le thème ou la problématique de la réunion. Ou encore partager un « étonnement » positif. L’objectif étant de débuter positivement pour installer un climat positif. Cela peut s’avérer très efficace lorsque vous traitez de problématiques ou sujets épineux ou controversés.
- une playade d’autres activités peuvent être mises en œuvre pour bien démarrer votre réunion, osez innover !
Enfin, bien lancer une réunion passe aussi par les outils et le matériel que vous allez utiliser. Assurez-vous qu’ils fonctionnent avant la réunion ou mettez en place avec votre service informatique des outils qui pourront vous faciliter la vie lors de vos présentations.
Même bien préparée, une réunion peut être source de stress pour l’animateur. Pensez à vous épargner les traditionnels problèmes de connexion, de type accès Wi-Fi, vidéo-projecteur, adaptateur HDMI etc.
Vous voilà bien armés pour assurer en toute sérénité le lancement de votre réunion de jeudi prochain ! 🙂
Excellent article. J’aime énormément votre blog